Tradeshift: een gratis online facturatietool

Begin deze week werd ik door Ming geattendeerd op de gratis online facturatietool van Tradeshift.com. Aangezien facturenadministratie niet mij grootste hobby is en ik dit naar mijn idee niet altijd efficiënt genoeg doe, was mijn interesse meteen gewekt. Om anderen een eindje op weg te helpen met het gebruik van Tradeshift nam ik de proef op de som en heb ik deze tool getest. In dit artikel beschrijf ik de mogelijkheden van Tradeshift en op basis daarvan kun je zelf beslissen of deze online facturatietool toegevoegde waarde voor jou kan hebben.

1. Eerste indruk

Een account op Tradeshift.com is zo gemaakt. Het invoeren van je bedrijfsnaam en emailadres is voldoende. Daarna kun je meteen aan de slag. Eerste indruk van de tool: overzichtelijk qua functionaliteiten en een intuïtieve navigatie.

2.Maak een profiel aan

Het is natuurlijk noodzakelijk om bepaalde elementen in een factuur te hebben. Denk aan een logo, kvk nummer, BTW nummer, etc. Veel van deze elementen zijn zelfs verplicht om in een factuur op te nemen, dus laten we dit eens doen.

-Logo toevoegen is een kwestie van uploaden, fluitje van een cent.

-Om je gebruikers- en bedrijfsdetails in te voeren ga je naar de dropdown rechtsboven naast je bedrijfsnaam en klikt op “uw instellingen bewerken.” Hier kun je alle gegevens invullen die er op een factuur moeten komen (zoals kvk nummer, BTW nummer, gewenste naam, enz.)

– Je hebt tevens de optie om een korte omschrijving te geven van je bedrijfsactiviteiten. Deze omschrijving komt op je openbare profiel te staan en is dus ook voor anderen inzichtelijk. Overige gegevens die je invoert zijn niet inzichtelijk voor anderen en verschijnen slechts op facturen die je verstuurt.

– Betalingsgegevens zoals bankrekeningnummer kun je niet op je profiel invoeren maar voer je in op de factuur zelf. Als je deze gegevens eenmaal hebt ingevoerd kun je aanvinken dat de gegevens bewaard worden voor toekomstig gebruik, waardoor je niet iedere keer deze betalingsgegevens hoeft in te voeren. Minpuntje is dat er bij het invoeren van een binnenlands bankrekeningnummer standaard een kopje “bankcode”wordt weergegeven op de factuur, terwijl je voor binnenlandse betalingen in Nederland bij mijn weten geen bankcode nodig hebt.

3. Testfactuur

Volgende stap is om te kijken of deze tool ook echt flawless werkt. Deze behoefte hebben ze bij Tradeshift gelukkig onderkend en je wordt dan ook meteen geattendeerd op de mogelijkheid om een testfactuur te sturen naar je eigen emailadres. Op deze manier krijg je direct een beeld van de standaard mogelijkheden en opmaak van de factuur.

De testfactuur verschijnt in je postvak met als afzender de bedrijfsnaam die je hebt ingevoerd (kun je later ook aanpassen) en in het onderwerp veld zie je de tekst: “Bedrijfsnaam” heeft u factuur #TEST FACTUUR gestuurd. Als je de factuur opent zie je een samenvatting van de factuur en een duidelijke button die de ontvanger kan aanklikken om op de factuur te reageren. Tevens is als attachment een pdf van de volledige factuur bijgevoegd.

In het pdf bestand wordt de daadwerkelijke factuur op een overzichtelijke wijze gepresenteerd.

4. Aan de slag!

Als je alle gegevens correct hebt ingevoerd kun je aan de slag met het daadwerkelijk ingebruik nemen van deze tool. Factuurnummers kun je handmatig aanpassen dus aansluiting vinden op een bestaande administratie is geen probleem. De tool is zo opgezet dat deze flexibel is te gebruiken, met verschillende valuta en in verschillende talen. Dus ook voor ondernemers die internationaal zaken doen is Tradeshift bijzonder geschikt. Naast het bieden van de facturatie dienst biedt Tradeshift diverse apps die je bijvoorbeeld kunt gebruiken voor het aanmaken van offertes en inkooporders. Tradeshift is netwerk gedreven, wat wil zeggen dat je netwerk inzichtelijk wordt gemaakt en je relaties uit je netwerk kunt uitnodigen ook gebruik te gaan maken van Tradeshift. De tool is 100% gratis en geeft je altijd en overal online nzicht in je facturatie historie. Wat mij betreft zeker een aanrader. Ik ga er in ieder geval gebruik van maken!